Primăria Focșani caută un spațiu adecvat pentru sute de metri liniari de arhivă, pe care cel mai probabil nu mai are unde să o depoziteze. Motiv pentru care a lansat pe SEAP o licitație pentru servicii de păstrare, depozitare arhivă 250-500 metri liniari, estimând că ar putea plăti suma maximă de 115.000 lei. Cei interesați de acești bani trebuie să știe că primăria are nevoie de un depozit situat pe raza regiunii județului Vrancea, însă nu oricine poate obține acest contract. Potrivit caietului de sarcini, doar agenții cu autorizație pentru prestare de servicii arhivistice și care pot face dovada disponibilității unui spațiu de minim 1.000 metri liniari, autorizat și avizat, au șanse să încheie acest contract, care va dura un an, cu posibilitate de prelungire. „Prestatorul are obligația asigurării cutiilor standard necesare manipulării și depozitării arhivei pe toată durata contractului. Dosarele se împachetează în cutii pe compartimente și, în cadrul compartimentului, pe ani și pe termene de păstrare și se depozitează în depozitul prestatorului. Fiecare cutie de arhivare în parte va fi marcată cu un cod sau un alt sistem de identificare. Fiecare cutie va cuprinse și un borderou al documentelor arhivistice conținute. Prestatorul va asigura indexarea și înregistrarea descrierii conținutului cutiilor pentru ca documentele depozitate să poate fi ușor de identificat; realizarea unei baze de date (atât pe hârtie, cât și în format electronic) cu toate dosarele depozitate și conținutul acestora. Prestatorul va pune la dispoziția achizitorului (a persoanei desemnate din cadrul Primăriei Focșani) accesul la listele de inventar a documentelor. În cadrul listelor de inventar, prestatorul va asigura indexarea și înregistrarea descrierii conținutului cutiilor, precum și detaliile dosarelor din cutii, pentru o bună gestionare a acestora”, se mai arată în caietul de sarcini. Pe lângă acestea, primăria specifică în caietul de sarcini și că este posibil ca, pe perioada contractului, să aibă nevoie să consulte documente din arhivă, dar nu la viitorul depozit, ci la sediul instituției. Pentru aceasta, cel care va obține contractul e obligat să asigure transportul în condiții de siguranță, la și de la primărie. „Serviciul de păstrare, depozitare arhivă va cuprinde cel puțin următoarele operațiuni: servicii de preluare și relocare arhivă; servicii de depozitare arhivă; servicii conexe (acces în vederea consultării documentelor la sediul prestatorului și consultare prin predare la sediul instituției noastre în termen de maxim 24 de ore de la solicitare) pe durata depozitării; servicii de predare arhivă la final (la încetarea contractului); depozitarea va fi făcută în cutii standard de arhivare (cutii cu capac), opisarea și etichetarea cutiilor conform listelor de inventare”, se mai arată în documentele din spatele licitației.